УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КУРС-МАРАФОН "ИНСТРУМЕНТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ"
2. Система работы руководителя
2.2. Функции руководителя
2.2. Функции руководителя
Этот модуль о функциях руководителя и их составных частях
Если собрать все управленческие действия, которые выполняет руководитель в процессе своей работы, то получится три группы функций:
- Руководство
- Администрирование
- и Замещение
Руководство - это непосредственное воздействие на подчиненного, иначе говоря руководство людьми.
Администрирование - это деятельность руководителя по организации работы подразделения.
Замещение - это выполнение руководителем задач своих подчиненных.
Администрирование - это деятельность руководителя по организации работы подразделения.
Замещение - это выполнение руководителем задач своих подчиненных.
Кто-то убежден, что руководитель должен на 100% уметь выполнить любую работу своего подчиненного, то есть доля Замещения должна быть высокой, и при текучести кадров работа подразделения не остановится. Это действительно так, если в подразделении руководитель не построил систему работы, позволяющую закрыть этот фактор.
По другому мнению, если подчиненный подписал трудовой контракт, то должен их выполнять, а руководитель должен только говорить что нужно делать и контролировать его работу, а это доминирующая функция Администрирования. И здесь есть истина, если задачи каждый день разные и их не возможно автоматизировать, то много времени будет уходить на административную рутину.
Есть еще одно мнение, в пользу Руководства: если правильно работать с людьми, то Администрирование и Замещение не понадобятся, т.к. команда и сама поставит себе задачи, и подхватит "падающее знамя", если кто-то из коллег выпадет из рабочего процесса. Такой формат управления тоже возможен, если это опытное и слаженное подразделение.
По другому мнению, если подчиненный подписал трудовой контракт, то должен их выполнять, а руководитель должен только говорить что нужно делать и контролировать его работу, а это доминирующая функция Администрирования. И здесь есть истина, если задачи каждый день разные и их не возможно автоматизировать, то много времени будет уходить на административную рутину.
Есть еще одно мнение, в пользу Руководства: если правильно работать с людьми, то Администрирование и Замещение не понадобятся, т.к. команда и сама поставит себе задачи, и подхватит "падающее знамя", если кто-то из коллег выпадет из рабочего процесса. Такой формат управления тоже возможен, если это опытное и слаженное подразделение.
Приоритет функций в работе руководителя зависит от организационной среды, в которой происходит управление:
С точки зрения долгосрочной работы руководителя при управлении людьми, важно стремиться:
- Чем выше уровень управления, тем меньше Замещения и Руководства - работы с людьми нет, или её доля незначительна, основной упор делается на Администрирование.
- Чем чаще меняется коллектив или результат зависит от конкретных людей, тем больше Руководства - нужно быстро ввести в строй новых сотрудников и поддержать команду.
- Чем больше происходит изменений, тем больше Администрирования - нужно быстро наладить работу подразделения в новых условиях.
- Чем сильней дефицит ресурсов, тем больше Замещения - нужно подхватить задачи, на которые в подразделении нет свободных рук.
С точки зрения долгосрочной работы руководителя при управлении людьми, важно стремиться:
Сократить или полностью ликвидировать Замещение - управленческое время дороже времени исполнителя, его лучше направить на решение задач более высокого уровня.
Сокращать Администрирование - если все знают что и как делать, то руководителю не нужно тратить время на рутину технических и административных задач. Всё остальное нужно автоматизировать.
Наращивать долю Руководства - чем быстрее подчиненные выйдут на 100% своих возможностей, тем быстрее и качественней будет результат подразделения. Чем сильнее будут чувствовать поддержку руководителя и компании, тем выше будет вовлеченность и лояльность.
Подфункции в управлении
Подфункции в управлении
В каждой функции руководителя есть подфункции, которые воплощаются через применение конкретных методов и инструментов. Все они будут подробно рассмотрены в следующих модулях.
Замещение:
Замещение состоит из одной подфункции, которая включает в себя роль подчиненного-исполнителя.
Замещение:
Замещение состоит из одной подфункции, которая включает в себя роль подчиненного-исполнителя.
- Личная эффективность руководителя - личное планирование, коммуникация, концентрация на исполнении, управление рабочим стрессом и так далее. Всё то, что нужно, чтобы лично выполнить задачу из роли подчиненного.
Администрирование:
Эта функция включает в себя всё, что требуется для системной организации работы.
Эта функция включает в себя всё, что требуется для системной организации работы.
- Определение целей - руководитель должен понимать, к какому результату должно прийти подразделение.
- Приоритизация задач - в большинстве случаев, любой подразделение действует в условиях дефицита ресурсов, руководитель должен выбирать приоритет, чтобы наилучшим способом достичь результат подразделения.
- Планирование и декомпозиция задач - каждый подчиненный должен знать, какой результат требуется конкретно от него и как его получить, чтобы подразделение выполнило поставленные задачи.
- Контроль исполнения - в зависимости от организационной ситуации и уровня подготовки подчиненных, руководитель выбирает режим контроля, который отвечает текущим целям эффективности.
- Делегирование - это обратная функция Замещения, когда задачи руководителя временно выполняет подчиненный.
- Развитие системы управления - деятельность по повышению эффективности работы подразделения.
Воплощение функций Администрирования, обычно выглядит в виде иерархии - чем выше подфункция, тем реже она применяется и наоборот.
Отдельно вертикальной иерархии подфункций стоит "Развитие системы управления" - деятельность по совершенствованию системы управления, которая затрагивает другие подфункции и может воплощаться как регулярно, так и по накопительному принципу задач для совершенствования управления.
Отдельно вертикальной иерархии подфункций стоит "Развитие системы управления" - деятельность по совершенствованию системы управления, которая затрагивает другие подфункции и может воплощаться как регулярно, так и по накопительному принципу задач для совершенствования управления.
Руководство:
Данная функция включает всё, что связано с работой с людьми.
Данная функция включает всё, что связано с работой с людьми.
- Адаптация к задачам - в зависимости от уровня компетенций и мотивации подчиненного, поставка задачи и режим контроля будут разными.
- Управление исполнением - руководитель влияет на подчиненного в зависимости от результата, для оперативного улучшения трудового поведения.
- Мотивация подчиненных - применение нематериальной мотивации для повышения эффективности подразделения.
- Оценка подчиненного - руководитель регулярно оценивает личный вклад подчиненного для определения областей развития.
- Развитие подчиненного - реализация направлений и методов развития своей команды для системного улучшения трудового поведения.
- Подбор и ротация команды - распределение функций и задач с учетом состава команды, а также подбор подчиненных с учетом специфики подразделения.
Воплощение функций Руководства состоит из нескольких циклов.
Основной цикл "Адаптация к задачам и Управление исполнением", его усиливает Мотивация. В идеале, работу с людьми нужно привести к этому циклу, так как он самый эффективный.
Но есть еще два дополнительных цикла связанных с недостаточностью результата "Оценка - Развитие" и "Оценка - Ротация - Развитие". Первый руководитель активирует, когда есть области для развития команды, второй, когда нужны кадровые перестановки.
Здесь также присутствует подфункция "Развитие системы управления", которая мониторит эффективность работы с людьми.
Основной цикл "Адаптация к задачам и Управление исполнением", его усиливает Мотивация. В идеале, работу с людьми нужно привести к этому циклу, так как он самый эффективный.
Но есть еще два дополнительных цикла связанных с недостаточностью результата "Оценка - Развитие" и "Оценка - Ротация - Развитие". Первый руководитель активирует, когда есть области для развития команды, второй, когда нужны кадровые перестановки.
Здесь также присутствует подфункция "Развитие системы управления", которая мониторит эффективность работы с людьми.
ЕСЛИ КРАТКО
функции руководителя
1
Есть три функции: руководство, администрирование и замещение.
2
Приоритет каждой функции определяется организационной ситуаций в подразделение.
3
Руководитель должен стремиться к сокращению функций Администрирования и Замещения, чтобы высвободить своё время.
4
Руководство важно наращивать, особенно в подразделениях, где результат, в большей степени, зависит от людей.
5
Каждая функция имеет свои подфункции, которые воплощаются в конкретных методах и инструментах руководителя.
Потренируемся?
На какой группе функций важно сосредоточиться руководителю?
Этот кейс-тест на понимание организационной ситуации и фокусировки руководителя
| Начать тест |
Руководитель назначен в новое подразделение, которому менее месяца и еще много отложенных задач из-за не хватки людей. На чём эффективней сосредоточится руководителю?
Мотивация и индивидуальные подход к подчиненным, часто компенсируют нехватку ресурсов. Чего больше сейчас не хватает подразделению?
В новом подразделении важно начать с организации работы, но что делать с отложенными задачами?
Важно взять на себя задачи, из-за нехватки людей. Как еще помочь подчиненным?
Важно взять на себя задачи, из-за нехватки людей, но как организовать работу подчиненных?
Организация работы подразделения важна, а что делать с задачами из-за нехватки людей?
Верно, важно сосредоточится на организации работы, так как новое подразделение обычно выполняет задачи стихийно, без системности. К тому же в подразделении не хватает людей, значит потребуется Замещение, в том числе как личный пример лидера подразделения.
| Дальше |
| Проверить |
| Узнать результат |
В подразделении налажена работа, в прошлом году были получены хорошие результаты, не смотря на то, что четверть сотрудников ушло на повышение. Вакансии были закрыты перспективными, но не опытными сотрудниками. На чём эффективней сосредоточится руководителю?
Верно, в устоявшемся подразделении, важно как можно скорее провести адаптацию новых сотрудников к системе работы, для того, чтобы поддержать командный результат.
В подразделении уже налажена работа, что еще важно сделать?
Возможно, в кризисной ситуации и понадобится замещение, но пока подразделение справлялось, даже без четверти сотрудников. Какую задачу эффективности нужно решить руководителю?
Важно как можно скорее ввести в строй новых сотрудников, чтобы они набрались опыта. При этом, пока нет задач для замещения.
Важно как можно скорее ввести в строй новых сотрудников, чтобы они набрались опыта и поняли систему работы. Администрирование в данном случае не требуется, так как работа подразделения уже налажена.
В подразделении хорошо налажена работа и нет задач для замещения. На чём важно сфокусироваться руководителю?
| Дальше |
| Проверить |
| Узнать результат |
В подразделении из трех человек, включая руководителя, один сотрудник в отпуске, второй уволился, вообще сотрудники здесь работают редко больше полугода. На чём эффективней сосредоточится руководителю?
В данном случае, руководить не кем.
Если значительный объем задач подчиненных попадает руководителю на исполнение, значит дело в организации работы. Но что еще будет в фокусе у руководителя?
Когда нет подчиненных, а объем задач подразделения рассчитан на несколько человек, то есть только два исхода: не выполнить задачи или выполнить их лично. Но что еще можно сделать?
В данном случае руководить не кем, а заместить своих подчиненных придется.
В данном случае руководить не кем, а работу подразделения действительно нужно перестроить.
Верно, для малочисленных подразделений важно рассмотреть максимальную автоматизацию, для закрытия рисков, когда увольнение, болезнь, командировка, отпуск, резко повышают вероятность невыполнения важных задач. В данном случае, руководителю важно перестроить рабочие процессы и пока идет такая перестройка, руководитель будет вынужден замещать своих подчиненных.
| Дальше |
| Проверить |
| Узнать результат |
В подразделении прошло повышение зарплаты по итогам аттестации. Один результативный сотрудник был на длительном больничном и пропустил "неделю оценки", следующая аттестация запланирована через 5 месяцев. В этой ситуации у него снизилась производительность, "Вот через 5 месяцев и начну работать". На чём эффективней сосредоточится руководителю?
Важно провести работу с подчиненным, вернуть мотивацию. Но, что еще можно сделать?
Если какие-то правила работы подразделения дают сбой, то их нужно починить - поменять регламент аттестации на более гибкий. Но, что можно еще сделать?
Если взять на себя задачи подчиненного, который перестал с ними справляться, то скорее всего, следующие 5 месяцев руководителю придется это делать регулярно. Что еще можно сделать?
Важно провести работу с подчиненным, вернуть мотивацию. Если взять на себя задачи подчиненного, который перестал с ними справляться, то скорее всего, следующие 5 месяцев руководителю придется это делать регулярно. Что еще можно сделать?
Верно, важно провести работу с сотрудником по восстановлению мотивации и кроме этого поменять организацию регулярной оценки, чтобы исключить подобные случаи.
Если какие-то правила работы подразделения дают сбой, то их нужно починить - поменять регламент аттестации на более гибкий. Если взять на себя задачи подчиненного, который перестал с ними справляться, то скорее всего, следующие 5 месяцев руководителю придется это делать регулярно. Что еще можно сделать?
| Дальше |
| Проверить |
| Узнать результат |
В подразделении грядет сокращение штата на 15% при сохранении объема задач. О "лишних" сотрудниках позаботились - нашли им места в других подразделениях. На чём эффективней сосредоточится руководителю?
Поддержка команды важна при любых изменениях. Но, что еще можно сделать?
Верно, подразделение сократиться, а работы не уменьшится. Нужно перестроить работу подразделения меньшим составом, чтобы максимально перекрыть весь объем задач.
Взять на себя часть высвободившихся задач можно, если есть такая возможность, но это временное решение. Что еще можно сделать?
Поддержка команды важна при любых изменениях. Взять часть высвободившихся задач на себя - это временное решение. Что еще можно сделать?
Поддержка команды важна при любых изменениях, но в данном случае важно сосредоточится на организации работы по новому.
Прежде всего, важно перестроить работу подразделения с учетом изменений. Взять на себя часть высвободившихся задач можно, если есть такая возможность, но это временное решение.
| Дальше |
| Проверить |
| Узнать результат |
Стажировка
Для усиления понимания, изучите еще раз учебный материал по этой теме. Лучше разобраться в востребованности функций руководителя поможет стажировка у более опытного коллеги.
| Пройти еще раз |
Наблюдение
Вы разобрались с основными тезисами данной темы, но для более глубокого понимания понаблюдайте за знакомыми руководителями, сравнивая организационную ситуацию, результат и фокусировку на функциях.
| Пройти еще раз |
Тема освоена
Вы хорошо разобрались в теме. Отличный результат!
| Пройти еще раз |