УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КУРС-МАРАФОН "ИНСТРУМЕНТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ"
2. Система работы руководителя
2.3. Управление людьми и экономический эффект
2.3. Управление людьми и экономический эффект
Этот модуль о влиянии управления на эффективность организации и экономический эффект
Эффективность управления
Эффективность управления
Управление является регулярной функцией, как и многие другие, такие как продажи, производство и так далее. Поэтому, сама функция управления, тоже оценивается на эффективность.
Например, инвесторы, принимая решение о покупке акций крупных компаний, обращают внимание на руководящий состав, так как он влияет на эффективность управления и доход этой компании, а значит и дивиденды. Обычно, при смене топ-менеджера стоимость акций растет, отражая надежды инвесторов на увеличение дохода с приходом нового руководителя.
В бюджетной организации эффективность управления связана со способностью организации производить продукт и услуги в рамках выделенного бюджет.
Поэтому, эффективность управления всегда оценивается через экономический эффект, а именно через скорость и стоимость организуемых процессов.
Например, инвесторы, принимая решение о покупке акций крупных компаний, обращают внимание на руководящий состав, так как он влияет на эффективность управления и доход этой компании, а значит и дивиденды. Обычно, при смене топ-менеджера стоимость акций растет, отражая надежды инвесторов на увеличение дохода с приходом нового руководителя.
В бюджетной организации эффективность управления связана со способностью организации производить продукт и услуги в рамках выделенного бюджет.
Поэтому, эффективность управления всегда оценивается через экономический эффект, а именно через скорость и стоимость организуемых процессов.
Цель управления - повысить скорость и снизить стоимость организуемых процессов
Экономический эффект в управлении людьми зависит от руководителя, например, от частоты совещаний, скорости адаптации новичков к работе, продолжительности переобучения и так далее.
Кейс
Для наглядности примера, рассмотрим управление классическим подразделением продаж, с постоянным коллективом, опытными сотрудниками и стабильным результатом.
- В подразделении 5 сотрудников и все заинтересованы в росте своих продаж.
- Каждый специалист по продажам, в среднем, за неделю заключает 10 контрактов со средней стоимостью 200.000 рублей, или 1 новый контракт каждые 4 часа (40 рабочих часов / 10 контрактов).
- Руководитель проводит ежедневные совещания с подчиненными продолжительностью 1 час. Всего 5 часов в неделю. В это время специалисты по продажам не продают.
Что изменится, если совещание проводить 1 раз в неделю?
- У подчиненных высвободится по 4 часа в неделю, которые можно направить на работу с клиентами и, в среднем, получить один дополнительных контракт на 200.000 рублей.
- Потенциал прироста доходов в подразделении 1.000.000 рублей (5 человек * 200.000) в неделю или 10% к текущему результату.
Таким образом, любое управленческое решение, в том числе решение бездействовать, влияет на результативность организации. И здесь задача управления людьми - вывести каждого подчиненного на 100% своей "мощности".
Если описать идеального сотрудника, то это будет компетентный, мотивированный сотрудник, перед которым нет препятствий в выполнении своей работы, и который разумно использует ресурсы организации. Именно при таких условиях будет достигнута "100% мощность".
Если описать идеального сотрудника, то это будет компетентный, мотивированный сотрудник, перед которым нет препятствий в выполнении своей работы, и который разумно использует ресурсы организации. Именно при таких условиях будет достигнута "100% мощность".
На экономический эффект влияет компетенция, мотивация сотрудника, препятствия исполнения и разумное использование ресурсов организации
Эффективность сотрудника и экономический эффект
Эффективность сотрудника и экономический эффект
Давайте разберем подробней, как компетенция, мотивация, беспрепятственность работы и ресурсы влияют на экономический эффект?
Если сотрудник некомпетентен, то это приводит к браку - одному из самых дорогих видов потерь, где кроме напрасно потраченного времени могут быть расходы на сырье и материалы.
Если у сотрудника низкая мотивация, то это сказывается на приоритетности решаемых задач и прокрастинации, что ведет к неоправданно длинным срокам достижения результата.
Беспрепятственность работы включает в себя всё то, что стоит на пути подчиненного, долгое ожидание согласования документа, хотя сама процедура занимает 5 минут, или непонимание как выполнить задачу, так как её приходится решать в первый раз. Каждый раз, когда подчиненный вынужден проходить через такие препятствия, его время оплачивает организация и срок достижения результата откладывается.
Не разумное использование ресурсов организации может приводить их перерасходу, например, заказ десятков маркетинговых исследований, а применение в работе только одного. И с другой стороны, излишняя экономия, ведущая к падению производительности, например, отказ от электронного документооборота в пользу традиционного - попытка сокращения бюджета организации, при этом расточительная трата времени других сотрудников.
Здесь нужен баланс, который позволит достичь максимального результата с наименьшей платой за ресурсы.
Если сотрудник некомпетентен, то это приводит к браку - одному из самых дорогих видов потерь, где кроме напрасно потраченного времени могут быть расходы на сырье и материалы.
Если у сотрудника низкая мотивация, то это сказывается на приоритетности решаемых задач и прокрастинации, что ведет к неоправданно длинным срокам достижения результата.
Беспрепятственность работы включает в себя всё то, что стоит на пути подчиненного, долгое ожидание согласования документа, хотя сама процедура занимает 5 минут, или непонимание как выполнить задачу, так как её приходится решать в первый раз. Каждый раз, когда подчиненный вынужден проходить через такие препятствия, его время оплачивает организация и срок достижения результата откладывается.
Не разумное использование ресурсов организации может приводить их перерасходу, например, заказ десятков маркетинговых исследований, а применение в работе только одного. И с другой стороны, излишняя экономия, ведущая к падению производительности, например, отказ от электронного документооборота в пользу традиционного - попытка сокращения бюджета организации, при этом расточительная трата времени других сотрудников.
Здесь нужен баланс, который позволит достичь максимального результата с наименьшей платой за ресурсы.
"Подчиненные должны сами заботиться о своей эффективности"
Да, действительно, сотрудник, заключая трудовой договор, соглашается выполнять взятые на себя обязательства, но важно помнить, что для этого должна быть сформирована рабочая среда, в которой эти обязательства легко выполнять.
"Лучше закидать проблему деньгами"
Например, если подчиненные не успевают выполнять регулярные задачи, то нанять еще одного сотрудника. Избыток ресурсов дает для организации краткосрочное преимущество, так как позволяет быстро решать задачи. Но в долгосрочной перспективе, это ведет к увеличению длительности процессов и их стоимости - потере конкурентоспособности, так как не нужно бороться за эффективность. Такие организации называют "зомби", которые способны существовать только за счет денежных инъекций, субсидий и монополий.
"Экономический эффект не везде можно посчитать"
Обычно, такая мысль возникает при необходимости расчета экономического эффекта от неочевидных процессов или работ, будь то соблюдение фирменного стиля во внутренних документах или поддержание чистоты в помещении. При этом, расчет по таким процессам аналогичен расчету с "выраженными" денежными показателями.
Да, действительно, сотрудник, заключая трудовой договор, соглашается выполнять взятые на себя обязательства, но важно помнить, что для этого должна быть сформирована рабочая среда, в которой эти обязательства легко выполнять.
"Лучше закидать проблему деньгами"
Например, если подчиненные не успевают выполнять регулярные задачи, то нанять еще одного сотрудника. Избыток ресурсов дает для организации краткосрочное преимущество, так как позволяет быстро решать задачи. Но в долгосрочной перспективе, это ведет к увеличению длительности процессов и их стоимости - потере конкурентоспособности, так как не нужно бороться за эффективность. Такие организации называют "зомби", которые способны существовать только за счет денежных инъекций, субсидий и монополий.
"Экономический эффект не везде можно посчитать"
Обычно, такая мысль возникает при необходимости расчета экономического эффекта от неочевидных процессов или работ, будь то соблюдение фирменного стиля во внутренних документах или поддержание чистоты в помещении. При этом, расчет по таким процессам аналогичен расчету с "выраженными" денежными показателями.
Расчет экономического эффекта
Расчет экономического эффекта
Для расчета экономического эффекта от управления, нужно привязаться к одному или сразу двум параметрам: скорости и стоимости процесса.
Скорость процесса отражает сколько условных единиц продукта можно произвести за единицу времени. Мотивация и беспрепятственность исполнения, в большей степени, относятся к скорости процесса. В тексте выше кейс описывает пример такого расчета - средняя скорость заключения контракта. Выше скорость - больше доход с теми же затратами.
Стоимость процесса показывает сколько нужно организации вложит, чтобы получить запланированный результат. Сюда войдут переменные и постоянные затраты, в том числе и фонд оплаты труда. Компетенция подчиненного и разумное использование ресурсов сильнее влияют на стоимость процесса. Ниже по тексту примеры привязки к стоимости процесса и расчет экономического эффекта на основе обоих параметров.
Скорость процесса отражает сколько условных единиц продукта можно произвести за единицу времени. Мотивация и беспрепятственность исполнения, в большей степени, относятся к скорости процесса. В тексте выше кейс описывает пример такого расчета - средняя скорость заключения контракта. Выше скорость - больше доход с теми же затратами.
Стоимость процесса показывает сколько нужно организации вложит, чтобы получить запланированный результат. Сюда войдут переменные и постоянные затраты, в том числе и фонд оплаты труда. Компетенция подчиненного и разумное использование ресурсов сильнее влияют на стоимость процесса. Ниже по тексту примеры привязки к стоимости процесса и расчет экономического эффекта на основе обоих параметров.
Организация, занимающейся инженерией, раз в полгода нанимает нового специалиста для составления сметной документации. Испытательный срок 3 месяца, а фактический 6 месяцев. Новый сотрудник самостоятельно погружается в особенности работы.
Расчет потерь от медленной адаптации сотрудника:
Потери от ошибок опытного сотрудника = 10 смет * 0,05 * 6 месяцев * 100.000 рублей = до 300.000 рублей.
Потери от ошибок нового сотрудника = 8 смет * 0,25 * 6 месяцев * 500.000 рублей = до 6.000.000 рублей.
Потенциал управленческого воздействия = 6.000.000 - 300.000 = 5.700.000 рублей.
Т.к. ошибки сократить до 0% крайне трудно, как и полностью подготовить нового сотрудника за несколько дней, то интенсивное сокращение разницы потерь между опытными и новыми сотрудниками - является управленческой задачей.
- Новый сотрудник допускает ошибки в 25% смет вместо 5% у опытных сотрудников.
- Стоимость ошибки (упущения в расчете работ и расходных материалов, организация-исполнитель по контракту обязана взять на себя) достигают 500.000 рублей, когда у опытных до 100.000 рублей.
- В месяц, новый сотрудник делает 8 смет, опытный - 10 смет.
Расчет потерь от медленной адаптации сотрудника:
Потери от ошибок опытного сотрудника = 10 смет * 0,05 * 6 месяцев * 100.000 рублей = до 300.000 рублей.
Потери от ошибок нового сотрудника = 8 смет * 0,25 * 6 месяцев * 500.000 рублей = до 6.000.000 рублей.
Потенциал управленческого воздействия = 6.000.000 - 300.000 = 5.700.000 рублей.
Т.к. ошибки сократить до 0% крайне трудно, как и полностью подготовить нового сотрудника за несколько дней, то интенсивное сокращение разницы потерь между опытными и новыми сотрудниками - является управленческой задачей.
Два подразделения взаимодействуют между собой: одно составляет документ, второе - проверяет его по внутренним регламентам, согласует или отправляет на доработку.
Написание одного письма с пояснением документа или причин доработок требует 5 минут, сам аудит документа 15 минут, внесение изменений 20 минут. Итого 20 минут за цикл в случае согласования, или 50 минут, при повторном согласовании.
По каким-то причинам, сотрудник первого подразделения посчитал, что документ несправедливо отправлен на доработку и он поставил в копию электронной переписки своего руководителя, а сотрудник второго подразделения своего.
Со временем, такая практика распространилась на всех сотрудников этих подразделений: 5 человек в первом и 5 во втором. И общение стало бюрократизированным: предпочтение долгих переписок вместо личной коммуникации и ожидание распоряжения руководителя, вместо инициативы.
Теперь цикл согласования стал другим и почти всегда требует доработок:
1 минута - пустое письмо, сотрудник не видит смысла объяснять свой документ, так как ожидает, что в любом случае его придется переделывать.
15 минут - занимает аудит.
2 минуты - формальное письмо без пояснений с отсылками на нормативные документы с требованием исправить, сотрудник не видит смысла писать подробности, так как это уже было сделано в прошлых документах.
40 минут - переделка документа с поиском нормативных актов.
1 минута - снова пустое письмо, что документ переделан.
15 минут - повторный аудит.
2 минуты - снова формальное письмо о том, что надо доработать
20 минут - вторая переделка документов с поиском нормативных требований
1 минута - третье письмо с финальное переделкой.
15 минут - третий аудит документа и согласование.
Итого: 112 минут за цикл согласования с доработками.
Так как руководители стоят в копии этих переписок, и было написано 5 писем с 3 вложениями, то им придется их просмотреть - пусть на прочтение с пониманием смысла, каждый руководитель потратит 10 минут.
Теперь посчитаем экономический эффект:
Оклад сотрудников первого и второго подразделения составляет 50.000 рублей, или ~298 рублей в час (50.000 / (21 рабочий день * 8 часов)). А в минутах ~4,97р стоит время одного сотрудника.
Стоимость цикла согласования до бюрократизации:
50 минут за цикл * 4,97р = 248,5 рублей.
Стоимость цикла согласования после бюрократизации:
112 минут за цикл * 4,97р = 556,7 рублей.
Еще бюрократизация заняла управленческое время:
70.000 рублей оклад руководителя или 6,9р в минуту.
Стоимость чтения бюрократизированной переписки:
10 минут * 2 руководителя * 6,9р = 138р за цикл.
Всего потеря экономического эффекта или удорожание процесса согласования составляет:
556,7р - 248,5р + 138р = 446,2 рублей или для подразделения 446,2 * 5 сотрудников = 2231 рубль.
Написание одного письма с пояснением документа или причин доработок требует 5 минут, сам аудит документа 15 минут, внесение изменений 20 минут. Итого 20 минут за цикл в случае согласования, или 50 минут, при повторном согласовании.
По каким-то причинам, сотрудник первого подразделения посчитал, что документ несправедливо отправлен на доработку и он поставил в копию электронной переписки своего руководителя, а сотрудник второго подразделения своего.
Со временем, такая практика распространилась на всех сотрудников этих подразделений: 5 человек в первом и 5 во втором. И общение стало бюрократизированным: предпочтение долгих переписок вместо личной коммуникации и ожидание распоряжения руководителя, вместо инициативы.
Теперь цикл согласования стал другим и почти всегда требует доработок:
1 минута - пустое письмо, сотрудник не видит смысла объяснять свой документ, так как ожидает, что в любом случае его придется переделывать.
15 минут - занимает аудит.
2 минуты - формальное письмо без пояснений с отсылками на нормативные документы с требованием исправить, сотрудник не видит смысла писать подробности, так как это уже было сделано в прошлых документах.
40 минут - переделка документа с поиском нормативных актов.
1 минута - снова пустое письмо, что документ переделан.
15 минут - повторный аудит.
2 минуты - снова формальное письмо о том, что надо доработать
20 минут - вторая переделка документов с поиском нормативных требований
1 минута - третье письмо с финальное переделкой.
15 минут - третий аудит документа и согласование.
Итого: 112 минут за цикл согласования с доработками.
Так как руководители стоят в копии этих переписок, и было написано 5 писем с 3 вложениями, то им придется их просмотреть - пусть на прочтение с пониманием смысла, каждый руководитель потратит 10 минут.
Теперь посчитаем экономический эффект:
Оклад сотрудников первого и второго подразделения составляет 50.000 рублей, или ~298 рублей в час (50.000 / (21 рабочий день * 8 часов)). А в минутах ~4,97р стоит время одного сотрудника.
Стоимость цикла согласования до бюрократизации:
50 минут за цикл * 4,97р = 248,5 рублей.
Стоимость цикла согласования после бюрократизации:
112 минут за цикл * 4,97р = 556,7 рублей.
Еще бюрократизация заняла управленческое время:
70.000 рублей оклад руководителя или 6,9р в минуту.
Стоимость чтения бюрократизированной переписки:
10 минут * 2 руководителя * 6,9р = 138р за цикл.
Всего потеря экономического эффекта или удорожание процесса согласования составляет:
556,7р - 248,5р + 138р = 446,2 рублей или для подразделения 446,2 * 5 сотрудников = 2231 рубль.
ЕСЛИ КРАТКО
Экономический эффект от управления
1
Эффективность управления оценивается экономическим эффектом.
2
Цель управления - повысить скорость и снизить стоимость организуемых процессов.
3
На экономический эффект влияет компетенция, мотивация сотрудника, препятствия исполнения и разумное использование ресурсов организации.
4
Для расчета экономического эффекта от управления, нужно привязаться к одному или сразу двум параметрам: скорости и стоимости процесса.
5
Экономический эффект можно посчитать от любого действия или бездействия руководителя: от внедрения фирменного стиля до организации чистоты в производственном цехе.